Efficiënt beheer met nagebouwde DOS-applicatie

80% Geautomatiseerd

0% Fouttolerantie

100% Gebruiksvriendelijk

[01]

Project overview

Beheer klein chemisch afval in gevaar

Circulus draagt de verantwoordelijkheid voor het beheer van afval en openbare ruimten in maar liefst negen gemeenten. Een van de cruciale aspecten hierbij is het zorgvuldig inzamelen van klein chemisch afval (KCA). Dit afval bestaat uit een scala aan chemische stoffen, die potentieel schadelijk zijn voor zowel onze gezondheid als het milieu. Met behulp van een bedrijfskritische DOS-applicatie, registreert Circulus hoeveel klein chemisch afval er wordt ingeleverd. Hierbij liep Circulus tegen een uitdaging aan: de ondersteuning voor deze essentiële webapplicatie door de leverancier was niet langer meer beschikbaar. Dit dwong Circulus om een passend alternatief te vinden. Circulus stelde hierbij als uitgangspunt dat haar organisatie zo min mogelijk belast mag worden en de bestaande processen minimaal verstoord. Circulus besloot in nauwe samenwerking met BOLD Digital om de DOS-applicatie gebruiksvriendelijk na te bouwen met functionaliteiten die er echt toe doen.

Klant
Circulus
Industrie
Afvalbeheer
,
Diensten
Webapplicatie
,

[02]

Uitdaging

Overwinnen van uitdagingen

Het hoofd Informatie & Automatisering (I&A) maakte zich zorgen over de continuïteit en de veiligheid van de bedrijfskritische Klein Chemisch Afval (KCA) DOS-applicatie, doordat updates niet meer werden uitgevoerd. Circulus liep tegen de volgende uitdagingen aan:

Geen vervangende software beschikbaar
Veiligheid in het gedrang
Updates niet meer mogelijk
Medewerkers zijn te druk om de werking van een nieuw systeem te leren
Er worden veel handmatige handelingen verricht
Dubbele mutaties waren aan de orde van de dag
Er was sprake van een hoge foutmarge

De markt bood Circulus geen passende software, wat Circulus dwong tot een inspirerende beslissing: het nabouwen van de bestaande DOS-applicatie.

[03]

Oplossing

Innovatieve aanpak voor efficiëntie en gebruiksvriendelijkheid

‍BOLD Digital’s aanpak voor deze uitdagende case was zowel gestructureerd als innovatief. Tijdens een strategische sessie is er gestart met het door en door begrijpen van de specifieke behoeften om vervolgens het doel te bepalen: de DOS-applicatie vervangen door een moderne webapplicatie, met minimale belasting voor de organisatie en gebruiksvriendelijkheid als prioriteit.

De gebruikers speelden een cruciale rol gedurende het gehele ontwikkelproces, van allereerste plan tot de uiteindelijke uitvoering. Door middel van intensieve open dialogen en levensechte simulaties van het gehele proces, ontstond er een duidelijk beeld. Het bracht aan het licht wat goed werkte binnen de oude applicatie en welke verbeteringen er noodzakelijk waren. Specifiek werd er stilgestaan bij de functionaliteiten die al dan niet werden gebruikt.

Met deze waardevolle inzichten, is een geheel nieuwe interface ontwikkeld die naadloos aansluit bij de wensen en eisen van de gebruikers, waarbij overbodige schermen en functionaliteiten zijn verwijderd. Intensief is daarna gewerkt aan het centraliseren van het gebruikersbeheer via een koppeling met de active directory van Circulus. Dit opende de weg naar een krachtige Single Sign-On (SSO) functionaliteit, wat een efficiënte gebruikerservaring heeft gecreëerd.

Tot slot hebben de developers van BOLD Digital de communicatie met de brandweer in de webapplicatie geïntegreerd. Hierdoor is het mogelijk om de wettelijk verplichte rapportages en dagelijkse updates naadloos af te handelen.

[04]

Resultaat

De kracht van samenwerking en innovatie

Na intensieve gezamenlijke inspanningen om het doel te bereiken, is een heuse transformatie gerealiseerd. BOLD Digital heeft onvermoeid en vol enthousiasme gewerkt om de oude DOS-applicatie na te bouwen in een webapplicatie die met de tijd mee gaat. Het resultaat mag er zijn!

80% geautomatiseerde processen: met minimale wijzigingen zijn de processen geoptimaliseerd, hierdoor waren de medewerkers van Circulus in staat om te blijven werken hoe ze gewend waren.
100% gebruiksvriendelijke interface: de nieuwe interface is intuïtief en vertrouwd voor de gebruikers, wat bijdraagt aan een naadloze gebruikerservaring.
80% efficiënter: het inleveren van klein chemisch afval kan nu moeiteloos via tablets, waardoor goedkeuring en facturatie volledig automatisch verlopen.
0% Fouttolerantie: het proces is volledig geautomatiseerd, waardoor handmatig werk is verwijderd.
100% Strikte naleving: de communicatie met de brandweer is naadloos geïntegreerd, waarbij de wettelijke rapportages strikt worden afgedwongen dankzij een proactief meldingssysteem.

Deze resultaten tonen dat de kracht van innovatie en samenwerking, de sleutel tot succes is!