Online aanmelden in landelijke aanmeldweek bij Carmelscholen

Koppeling met Somtoday

100% veilig ondertekenen via iDIN

100% Realtime dashboard

[01]

Project overview

Aanmeldingen binnen 1 week verwerkt

Vanaf het schooljaar 2023/2024 is, door de overheid, de centrale aanmeldweek ingevoerd voor groep 8 leerlingen. Dit houdt in dat zij één week hebben om zich aan te melden voor de middelbare school van hun keuze. Waar het voortgezet onderwijs (VO) voorheen een jaar had om alle aanmeldingen te verwerken, dient het nu allemaal binnen 1 week plaats te vinden! Een enorme uitdaging. Reden voor Stichting Carmelcollege om het gehele aanmeldproces volledig te automatiseren door middel van een aanmeldapplicatie.

Klant
Stichting Carmelcollege
Industrie
Onderwijs
,
Diensten
Webapplicatie
,

[02]

Uitdaging

Uniforme werkwijze Carmelscholen

Wettelijk is vastgelegd dat groep 8 leerlingen in een vaste aanmeldweek zich aan kunnen melden bij een school in het voortgezet onderwijs. In 2024 is dat van 25 tot en met 31 maart. Deze nieuwe wet zorgt ervoor dat elke groep 8 leerling een gelijke kans heeft om een plek te krijgen op de school van zijn/haar voorkeur. Stichting Carmelcollege had de wens om het gehele aanmeldproces uniform in te richten en te automatiseren. Dit bracht de volgende uitdagingen met zich mee:

De onderwijsinstellingen hebben ieder hun eigen werkwijze voor het verwerken van aanmeldingen, deze dienen samengevoegd te worden tot één uniforme werkwijze
Veilig en digitaal persoonsgegevens delen met andere applicaties
Gehele aanmeldproces moet geautomatiseerd worden
Single Sign On inrichting mogelijk maken voor beheerders
Gebruiksvriendelijk voor zowel de ouder(s)/verzorger(s) als voor de onderwijsinstellingen

[03]

Oplossing

Optimaliseren met waardevolle feedback

Het gehele project is in nauwe samenwerking met Stichting Carmelcollege zorgvuldig uitgevoerd. Functioneel beheerders en medewerkers van de leerlingenadministratie van de Carmelscholen vormden samen een werkgroep, die samen met het team van BOLD Digital hard aan het werk is gegaan.

Na een uitgebreid aanbestedingstraject, zijn we gestart met een kick-off sessie. Tijdens deze kick-off is het aanmeldproces, door middel van de Event Storming Methodiek, duidelijk omschreven en uitgewerkt in een procesflow. Tijdens het ontwikkelen van het functioneel ontwerp werd vervolgens stap voor stap bekeken waar het proces nog verder geoptimaliseerd kon worden om zo tot de meest efficiënte inrichting te komen.

Het functioneel ontwerp vormde de basis voor de vervolgfase: de implementatiefase. De implementatiefase bestond uit het werken in tweewekelijkse sprints, waarin de applicatie werd ontwikkeld. Aan het einde van elke sprint werden een of meerdere onderdelen opgeleverd en getest door een testgroep, bestaande uit ongeveer 30 medewerkers van de verschillende onderwijsinstellingen van Stichting Carmelcollege. Dit gaf ook de mogelijkheid om met de onderwijsinstellingen in gesprek te gaan over het huidige aanmeldproces, waardoor het mogelijk was om hen te bewegen naar een efficiëntere inrichting van het aanmeldproces. De waardevolle feedback werd keer op keer meegenomen tijdens de sprint die volgde. Met als uiteindelijk resultaat een uniforme werkwijze, geheel geoptimaliseerd en geautomatiseerd via een hoogwaardige aanmeldapplicatie die aansluit bij de wensen van Stichting Carmelcollege.

[04]

Resultaat

Hoogwaardige aanmeldapplicatie beschikbaar

Het gezamenlijk doel van Stichting Carmelcollege en BOLD Digital is bereikt: een hoogwaardige aanmeldapplicatie, waarmee ouder(s)/verzorger(s) hun kinderen online kunnen aanmelden en waarmee de aanmeldingen geautomatiseerd verwerkt worden. De aanmeldapplicatie beschikt over enorm veel functionaliteiten, waaronder:

Eén applicatie met uniforme werkwijze voor alle Carmelscholen;
koppeling met Somtoday: leerling informatiesysteem;
een realtime dashboard met KPI’s voor onderwijsinstellingen;
realtime overzicht voor ouder(s)/verzorger(s) om de status van de aanmelding te volgen, inclusief voortgangspercentage;
Single Sign On functionaliteit: één keer inloggen voor gebruik verschillende applicaties binnen het applicatielandschap van Stichting Carmelcollege;
WCAG-proof;
Backoffice beheer voor applicatie specifieke instellingen;
mogelijke opleidingen voor de leerling worden direct getoond op basis van het plaatsingsadvies van de leerling;
aanmeldingen voor de overige leerjaren zijn ook mogelijk;
applicatie is te personaliseren met de eigen huisstijl van de onderwijsinstelling;
met behulp van iDIN worden overeenkomsten veilig en digitaal ondertekend.

‍

Wil je meer informatie over de aanmeldapplicatie? Neem dan contact met ons op!