Snelheid & comfort voor leden

1 plek voor mutaties

100% automatische inschrijvingen

95% minder handmatig werk

[01]

Project overview

CRM-applicatie als centraal zenuwstelsel

Een internationale ledenorganisatie binnen de security sector richt zich volledig op kennisdeling en het versterken van haar leden. Hiervoor biedt zij haar leden niet alleen waardevolle trainingen aan, maar stelt ze ook documentatie en diverse tools ter beschikking. Hieronder valt ook een dienst waarbij veiligheidsincidenten gerapporteerd en gecommuniceerd worden om de veiligheid van haar leden te waarborgen. De processen rondom haar dienstverlening verlopen veelal handmatig. Om haar leden nog beter te bedienen, wil de ledenorganisatie haar processen automatiseren. BOLD Digital is ingeschakeld voor het ontwikkelen van een CRM-applicatie, die naadloos dient als het centrale zenuwstelsel van de organisatie en gekoppeld is aan een intranet en andere aanpalende systemen.

Klant
Anoniem
Industrie
Beveiliging
,
Diensten
Backoffice
,
Webapplicatie
,

[02]

Uitdaging

Online samenwerking door Covid-19

Het doel was duidelijk: het automatiseren van de processen om haar leden nog beter te bedienen. De ledenorganisatie wilde hiervoor een CRM-applicatie, een intranet en een website laten ontwikkelen. Om overzicht te behouden en focus aan te brengen is het project opgesplitst in twee delen:

1. De CRM-applicatie
2. Intranet + website

Het project is gestart in de tijd dat Covid-19 net speelde, waardoor het niet mogelijk was om het projectteam fysiek te ontmoeten. Tijdens het gehele traject is de communicatie geheel online verlopen. Naast deze uitdaging, lagen er nog een aantal uitdagingen:

Twee soorten klantstromen: niet leden en leden
Meerdere applicaties beschikbaar die met elkaar moeten gaan communiceren
Aanvragen van trainingen en webinars worden handmatig verwerkt
Aanvragen lidmaatschap verlopen handmatig
Verschil in trainingen en webinars voor leden en niet-leden

[03]

Oplossing

Van handmatig naar geautomatiseerd

Beide projecten zijn gestart met een strategische sessie. Dit had als doel om een duidelijker beeld te krijgen van de wensen en eisen voor de CRM-applicatie en het intranet + website. Op basis van de Event Storming methodiek zijn alle projectdoelen, DNA, gebruikers, processen, concurrenten en de customer journeys in beeld gebracht.

De belangrijkste handmatige processen zijn stap voor stap doorgenomen om ze vervolgens te optimaliseren en later te kunnen automatiseren. De processen zijn uitgewerkt in flows en wireframes, net als de informatie die opgehaald was tijdens de strategische sessies.

Voor het ontwikkelen van de CRM-applicatie diende de BOLD Backoffice als basis. Veel bestaande functionaliteiten zijn hieruit gebruikt en gepersonaliseerd naar de wensen van de ledenorganisatie. Endpoints werden klaargezet voor de API-koppeling met het Craft-cms, waar het intranet en de website in is ontwikkeld. Andersom werd er vanuit het Craft-cms connectie gemaakt met de endpoints. Via de API worden o.a. inschrijfgegevens en logingegevens verstuurd en specifieke ledeninformatie.

Trainingen en webinars voor de leden worden rechtstreeks via de API op de website geplaatst. Hier kunnen leden en niet-leden zich geheel geautomatiseerd inschrijven. De CRM-applicatie houdt het aantal inschrijvingen bij en communiceert met de website het aantal beschikbare plaatsen. Via de CRM-applicatie is het mogelijk om verschillende overzichten te uploaden naar een Excel-file. Nieuwe leden worden geregistreerd in de CRM-applicatie en geaccordeerd door de ledenadministratie.

[04]

Resultaat

Betere bediening van leden

De ledenorganisatie beschikt nu over een CRM-applicatie, gekoppeld aan een website en intranet. Hierdoor is zij in staat om haar leden nog beter te bedienen. Een uniek resultaat van twee deelopdrachten die nu samenvloeien en dit zonder ook maar één keer elkaar fysiek te hebben gezien!